Para poner una casilla de verificación en Excel, selecciona las celdas y ve a Insertar > Casilla. El cuadrito queda dentro de la celda y guarda VERDADERO cuando está marcado y FALSO cuando está vacío. La función está en Microsoft 365, en Windows y en Mac. Si el botón no aparece en tu versión, hay un camino anterior por la pestaña Programador, que se explica más abajo.
Cómo insertar una casilla de verificación en Excel
Las instrucciones de Microsoft tienen dos pasos:
- Selecciona el rango donde quieres las casillas. Puede ser una celda o una columna entera de elementos, como A2:A20.
- En la pestaña Insertar, haz clic en Casilla.
Todas las celdas seleccionadas reciben su casilla al mismo tiempo. Si también trabajas en Word, la misma idea de ahorrar clics aplica a nuestra guía para eliminar una página en blanco en Word. Por eso conviene escribir primero la lista de elementos, seleccionar luego la columna de al lado e insertar una sola vez, sin repetir el comando fila por fila.
Cómo marcar y desmarcar
Haz clic en el cuadrito. También puedes seleccionar una o varias casillas y presionar la barra espaciadora, que cambia el estado de todas las seleccionadas a la vez. En listas largas, ese atajo ahorra mucho tiempo frente a ir casilla por casilla con el ratón. Cuando la lista esté lista y quieras enviarla, nuestra guía para unir PDF ayuda a juntar todo en un solo archivo.
Cómo borrar una casilla
Selecciona las celdas y presiona Supr (Delete). Funciona en dos etapas: si alguna casilla está marcada, la primera pulsación solo la desmarca. Cuando todas están vacías, la siguiente pulsación las elimina. Si presionaste la tecla y solo desapareció la palomita, vuelve a presionarla.
Para quitar el cuadrito pero conservar el valor VERDADERO o FALSO en la celda, selecciona el rango y usa Inicio > Borrar > Borrar formatos. Ese comando también quita el resto del formato de esas celdas, como el color de fondo y la fuente, así que úsalo con cuidado en hojas que ya tienen estilo.
Qué guarda la casilla y cómo usarla en fórmulas
Debajo del cuadrito hay un valor lógico. Marcada, la celda vale VERDADERO. Desmarcada, vale FALSO. Cualquier fórmula que apunte a esa celda recibe uno de los dos.
El ejemplo de Microsoft, con la casilla en la celda A1, es:
=SI(A1;"Marcado";"Sin marcar")
En Excel en inglés se escribe =IF(A1,"Checked","Unchecked"). Si el separador es punto y coma o coma depende de la configuración regional de tu computadora.
Para contar cuántos elementos de una lista están marcados, puedes usar CONTAR.SI con VERDADERO como criterio: =CONTAR.SI(A2:A20;VERDADERO). Así una celda de resumen puede decir “7 de 19 tareas hechas” y actualizarse sola mientras marcas.
Ideas de uso
Microsoft menciona las listas de verificación, la administración de tareas y la visualización rápida de datos como usos de la función. Algunos ejemplos sencillos: la lista del súper, la lista de equipaje de un viaje, el control de los recibos pagados en el mes o el registro de quién ya entregó un formulario.
El botón de casilla no aparece: qué hacer
Microsoft informa que, en enero de 2026, la función estaba disponible para quienes usan los canales Actual, Empresarial Mensual y Semestral en Windows y Mac. En la web y en el celular (iPad, iOS y Android) llegaba a quienes estaban en las compilaciones de producción. Algunos comentarios del anuncio reportan que el botón falta incluso en versiones que deberían tenerlo.
Para revisar tu caso, abre Archivo > Cuenta y consulta el tipo de suscripción, el canal de actualización y la versión. Lo primero que conviene probar es actualizar Excel. Si no sabes qué versión de Windows tienes, la guía para saber la versión de Windows te muestra dónde verla.
Método anterior: controles de formulario
Si el botón sigue sin aparecer, la casilla de los controles de formulario existe en Excel desde hace muchos años:
- Activa la pestaña Programador, que está oculta de forma predeterminada, en las opciones de la cinta de Excel.
- En la pestaña Programador, haz clic en Insertar y elige Casilla en Controles de formulario.
- Haz clic en el lugar de la hoja donde debe aparecer.
Los controles de formulario funcionan con macros de Excel. Flotan sobre la hoja en lugar de vivir dentro de una celda, y Microsoft advierte que este tipo de control no funciona en Excel para la web. Para usarlo, abre el archivo en la aplicación de escritorio con Edición > Abrir en la aplicación de escritorio desde la versión web.
Preguntas frecuentes
¿Las casillas funcionan en Excel en el celular?
Según Microsoft, la función llegó a la web y al celular para quienes están en las compilaciones de producción de Microsoft 365. Si no aparece, actualiza la aplicación.
¿Se puede insertar una casilla en Excel sin la pestaña Programador?
Sí. Insertar > Casilla no depende de ella. La pestaña Programador solo se usa en el método anterior.
¿Cómo marco varias casillas a la vez?
Selecciona las celdas que tienen casillas y presiona la barra espaciadora. Todas las seleccionadas cambian de estado juntas.
¿La casilla borra el valor de la celda?
No. La celda sigue guardando VERDADERO o FALSO, y eso es lo que leen las fórmulas. Solo Borrar formatos quita el cuadrito y deja el valor.
