Para hacer una lista desplegable en Excel, selecciona la celda, abre Datos > Validación de datos, elige Lista en Permitir y escribe los elementos en el cuadro Origen. Pueden salir de una columna de la hoja o escribirse ahí mismo, separados por comas. El procedimiento es casi igual en Windows, Mac y Excel para la web, y Microsoft documenta las tres versiones.
Prepara los elementos antes de empezar
Hay tres maneras de decirle a Excel cuáles son las opciones:
- Escribirlas en el cuadro Origen, separadas por comas, por ejemplo
Frutas,Verduras,Cereales. Sirve para listas cortas porque no necesitas una columna auxiliar. - Apuntar a un rango, con los elementos en una columna o una fila, sin celdas en blanco en medio y sin incluir el encabezado.
- Apuntar a una tabla, la opción que recomienda Microsoft. Selecciona una celda del rango y pulsa Ctrl+T. Cuando agregas o quitas elementos de la tabla, la lista desplegable se actualiza sola.
Si la lista va a crecer, como una lista de ciudades o de clientes, usa una tabla. Para tres opciones fijas como Sí, No y Tal vez, basta con escribirlas en Origen.
Cómo crear la lista desplegable en Windows
- Escribe los elementos en una columna, de preferencia dentro de una tabla (Ctrl+T). Pueden estar en otra hoja del mismo libro.
- Selecciona la celda donde quieres la lista.
- En la pestaña Datos, abre Validación de datos.
- En la pestaña Configuración, en Permitir, elige Lista.
- En Origen, selecciona el rango de elementos sin incluir el encabezado.
- Marca Omitir en blanco si la celda puede quedar vacía.
- Marca Celda con lista desplegable, que es lo que muestra la flechita junto a la celda.
- Pulsa Aceptar.
Haz clic en la celda y luego en la flecha: aparecen las opciones. Para usar la misma lista en otras celdas, copia la celda y pégala donde la necesites. La regla se copia con ella.
En Mac y en Excel para la web
En Mac, selecciona las celdas y ve a Datos > Herramientas > Validación de datos (en algunas versiones el botón se llama Validar). En Configuración, abre el menú Permitir y elige Lista. En Origen, selecciona los elementos en la hoja o escríbelos separados por comas. El cuadro se minimiza mientras seleccionas. Pulsa Return o Expandir para recuperarlo y luego Aceptar.
En Excel para la web, la ruta es Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. En Configuración, elige Lista en Permitir, indica el rango (sin el encabezado) o los elementos separados por comas, marca las opciones que quieras y pulsa Aceptar.
Mensaje de entrada y alerta de error
Otras dos pestañas de la misma ventana hacen la lista más clara para quien llene la hoja.
Mensaje de entrada
En la pestaña Mensaje de entrada puedes escribir un título y un texto que aparecen como sugerencia al seleccionar la celda, por ejemplo “Elige el estado del pedido”. El texto admite hasta 225 caracteres.
Alerta de error
En Alerta de error, elige un estilo y escribe el título y el mensaje. El estilo decide qué pasa cuando alguien escribe algo que no está en la lista:
| Estilo | Qué ocurre |
|---|---|
| Detener | Bloquea cualquier valor fuera de la lista |
| Advertencia | Muestra un aviso, pero deja escribir el valor |
| Información | Muestra un aviso, pero deja escribir el valor |
Si dejas el título y el mensaje vacíos, Excel usa un texto predeterminado. Cuando la razón de ser de la lista es que todos escriban lo mismo, como en un control de pedidos, Detener es la opción más segura.
Cómo editar los elementos
Si la lista sale de una tabla, agrega una fila al final o borra una y la lista desplegable la sigue. Por eso Microsoft recomienda las tablas. Si sale de un rango común, cambia los valores en la columna de origen. En Mac también puedes editar el rango directamente en el cuadro Origen.
Otra función que vive dentro de la celda es la casilla de verificación, que explicamos en la guía de casillas de verificación en Excel. Las dos se llevan bien en una hoja de control de tareas.
Cómo quitar la lista desplegable
- Selecciona la celda con la lista. Para limpiar varias a la vez, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras las seleccionas.
- Ve a Datos > Validación de datos.
- En la pestaña Configuración, pulsa Borrar todo y luego Aceptar. En Excel para la web, la confirmación es con Aplicar.
Borrar todo quita la regla de validación de la celda, y con ella desaparece la flecha.
Si Validación de datos aparece desactivada
El comando no está disponible cuando la hoja está protegida o el libro está compartido. Desprotege la hoja o deja de compartir el archivo para continuar. Si quieres evitar que otras personas cambien los elementos, Microsoft sugiere lo contrario: pon la lista en otra hoja, oculta esa hoja y protégela.
Para ajustar la apariencia, cambia el ancho de la columna y el alto de la fila. Los elementos largos se cortan en una columna angosta. Y si después reúnes archivos de varias personas, la guía para unir PDF te ayuda a juntar todo en un solo documento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo escribir los elementos sin crear una columna?
Sí. En el cuadro Origen, escribe los valores separados por comas. Te ahorras la columna auxiliar, pero para cambiar un elemento tienes que abrir otra vez la validación de datos.
¿Por qué no aparece la flecha?
Revisa que Celda con lista desplegable esté marcada en la pestaña Configuración. Sin esa opción la regla sigue vigente, pero la flecha queda oculta.
¿Funciona en Excel para la web?
Sí. Microsoft describe el mismo procedimiento para la versión web.
¿Qué versiones de Excel la admiten?
La página de Microsoft cubre Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web.
