Para fazer uma lista suspensa no Excel, selecione a célula, abra Dados > Validação de Dados, escolha Lista em Permitir e informe os itens na caixa Origem. Os itens podem vir de uma coluna da planilha ou ser digitados ali mesmo, separados por vírgula. O caminho é praticamente o mesmo no Windows, no Mac e no Excel para a web, e a Microsoft documenta as três versões.
Antes de começar: prepare os itens
Você tem três formas de dizer ao Excel quais são as opções:
- Digitar na própria caixa Origem, separando os valores por vírgula, como
Frutas,Legumes,Grãos. Serve para listas curtas, porque não exige nenhuma coluna auxiliar. - Apontar para um intervalo, com os itens numa coluna ou numa linha, sem células em branco no meio e sem incluir o cabeçalho.
- Apontar para uma tabela, a opção que a Microsoft recomenda. Selecione uma célula do intervalo e aperte Ctrl+T. Quando você acrescenta ou remove itens da tabela, a lista suspensa se atualiza sozinha.
Se a lista vai crescer com o tempo, como uma lista de clientes ou de cidades, use a tabela. Para três ou quatro opções fixas, como “Sim, Não, Talvez”, digitar na Origem basta.
Como criar a lista suspensa no Windows
- Digite os itens numa coluna, de preferência dentro de uma tabela (Ctrl+T). Pode ser em outra planilha da mesma pasta de trabalho.
- Selecione a célula onde a lista vai aparecer.
- Vá na guia Dados e clique em Validação de Dados.
- Na guia Configurações, em Permitir, escolha Lista.
- Clique na caixa Origem e selecione o intervalo dos itens, sem a célula de cabeçalho.
- Marque Ignorar em branco se a célula puder ficar vazia.
- Marque Menu suspenso na célula, que é o que mostra a setinha ao lado da célula.
- Clique em OK.
Pronto: ao clicar na célula, aparece a seta e, ao clicar nela, a lista de opções. Para copiar a lista para outras células, copie a célula e cole nas demais. A regra vai junto.
No Mac e no Excel para a web
No Mac, selecione as células e vá em Dados > Ferramentas > Validação de Dados (em algumas versões o botão se chama Validar). Na guia Definições, abra o menu Permitir e escolha Lista. Na caixa Origem, selecione os itens na planilha ou digite os valores separados por vírgula. A caixa se minimiza enquanto você seleciona. Para voltar a ela, aperte Enter ou clique em Expandir Validação, e então confirme em OK.
No Excel para a web, o caminho é Dados > Ferramentas > Validação de Dados. Em Configurações, escolha Lista em Permitir, informe o intervalo (sem o cabeçalho) ou os itens separados por vírgula, marque as opções que quiser e clique em OK.
Mensagem de entrada e alerta de erro
Duas guias da mesma janela deixam a lista mais clara para quem vai preencher a planilha.
Mensagem de entrada
Na guia Mensagem de Entrada, marque Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula e preencha o título e o texto. Ela aparece como uma dica ao lado da célula, por exemplo “Escolha o status do pedido”. Tanto o título quanto o texto aceitam até 225 caracteres.
Alerta de erro
Na guia Alerta de Erro, marque Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos, escolha um Estilo e escreva o título e a mensagem. Os estilos mudam o que acontece quando alguém digita algo que não está na lista:
| Estilo | O que acontece |
|---|---|
| Parar | Bloqueia qualquer valor fora da lista |
| Aviso | Mostra uma mensagem, mas deixa digitar o valor |
| Informação | Mostra uma mensagem, mas deixa digitar o valor |
Se você deixar título e mensagem em branco, o Excel usa o título “Microsoft Excel” e um texto genérico de valor inválido. Para planilhas em que a padronização é a razão de existir da lista, como um controle de pedidos, o estilo Parar é o mais seguro.
Como editar os itens da lista
Se a lista veio de uma tabela, basta acrescentar uma linha no fim dela ou apagar uma linha: a lista suspensa acompanha. É por isso que a Microsoft recomenda a tabela. Se veio de um intervalo comum, altere os valores na coluna de origem. No Mac, também dá para editar o intervalo direto na caixa Origem, dentro da janela de validação.
Outro recurso que mora dentro da célula é a caixa de seleção, explicada no guia de checkbox no Excel. Os dois combinam numa planilha de controle de tarefas.
Como remover a lista suspensa
- Selecione a célula que contém a lista. Para limpar várias de uma vez, segure Ctrl e clique em cada uma.
- Vá em Dados > Validação de Dados.
- Na guia Configurações, clique em Limpar Tudo e confirme com OK. No Excel para a web, a confirmação é em Aplicar.
O botão Limpar Tudo remove a regra de validação da célula, e com ela some a setinha.
A opção Validação de Dados está desativada: o que fazer
O comando fica indisponível quando a planilha está protegida ou a pasta de trabalho está compartilhada. Desbloqueie a planilha ou pare de compartilhar o arquivo para continuar. Se você precisa que ninguém mexa nos itens, a Microsoft sugere o caminho inverso: coloque a lista em outra planilha, oculte essa planilha e proteja-a.
Para ajustar a aparência, mude a largura da coluna e a altura da linha. Itens longos ficam cortados se a coluna for estreita. Se você junta arquivos de várias pessoas depois, o guia para juntar PDF ajuda a fechar o conjunto em um único documento.
Perguntas frequentes
Dá para digitar os itens direto, sem criar uma coluna?
Dá. Na caixa Origem, escreva os valores separados por vírgula. Fica sem coluna auxiliar, mas para alterar um item você precisa abrir a validação de dados de novo.
Por que a seta da lista não aparece?
Confira se a opção Menu suspenso na célula está marcada na guia Configurações. Sem ela, a regra continua valendo, mas a seta fica escondida.
A lista suspensa funciona no Excel do navegador?
Funciona. A Microsoft descreve o passo a passo para o Excel para a web, com o mesmo caminho: Dados > Ferramentas > Validação de Dados.
A lista funciona em versões antigas do Excel?
A página da Microsoft cobre o Microsoft 365, o Excel 2024, 2021, 2019 e 2016, além da versão para a web.
